Πλοήγηση στα επικίνδυνα νερά εταιρικών αγορών λογισμικού

Μόλις μια εταιρεία περάσει τα 2-3 άτομα και αποκτήσει δίκτυο υπολογιστών, αρχίζουν να αυξάνονται δραματικά οι ανάγκες της σε αγορές software.  O υπολογιστής είναι βασικό μας εργαλείο πια και όλοι καταλαβαίνουμε ότι αν ένα πρόγραμμα βελτιώνει την παραγωγή μας έστω και σε μικρό ποσοστό, αξίζει να το έχουμε.  Αλλά από την μεριά του διαχειριστή της εταιρείας τα πράγματα δεν είναι τόσο απλά αφού τον απασχολούν θέματα όπως:

1.H επίβλεψη όλων των υπολογιστών.  Για παράδειγμα αν έχουμε ξεχωριστό antivirus στο καθένα, πως διασφαλίζουμε ότι ενημερώνονται όλα σωστά;  Αγοράζουμε απλά πέντε κουτιά από ένα κατάστημα Πληροφορικής, αλλά μετά ποιός τα εγκαθιστά ένα-ένα;  Παράδειγμα λύσης (σπάνια στην κατηγορία) είναι τα μικρά πακέτα της gdata για εταιρείες που περιλαμβάνουν διαχειριστικό πρόγραμμα σε λογικό κόστος.
2.H νομιμότητα.  Ο κάθε χρήστης έχει δικαίωμα να εγκαθιστά οτιδήποτε βρει στο διαδίκτυο και του φαίνεται χρήσιμο;  Όταν έρθει ο έλεγχος πως θα ξέρουμε τι μας γίνεται;   Παράδειγμα οι διάφοροι media players (πχ VLC player, GOM κλπ) οι οποίοι δεν έχουν πληρώσει δικαιώματα για την αναπαραγωγή αρχείων.
3.H διαχείριση των συνολικών αναγκών της επιχείρησης.  Μου έχουν τύχει εταιρείες που δεν ήξεραν καν πόσα πακέτα είχαν αγοράσει ξεχωριστά τα διάφορα τμήματά τους από το ίδιο λογισμικό.  Όταν γύρισαν σε licensing το μοντέλο γλίτωσαν κάτι παραπάνω 50% του κόστους!

  
Το σημαντικότερο όμως πρόβλημα παραμένει το γεγονός ότι σε πολλές επιχειρήσεις, οι άνθρωποι που είναι υπεύθυνοι για την διαχείριση της εταιρείας δεν εμπλέκονται δυναμικά με την Μηχανογράφηση.  Δεν κάθονται να μάθουν και να καταλάβουν τι μπορεί να τους προσφέρει ένα νέο πρόγραμμα ή σύστημα και πως αυτό θα επηρεάσει την επιχείρηση.  Τα προγράμματα δεν είναι απλά σφαίρες για τους στρατιώτες τους στον επιχειρηματικό πόλεμο.  Είναι και ο τρόπος σκέψης στην μάχη, είναι και οι συνθήκες εξέλιξης και διαφοροποίησης.

Για παράδειγμα πολλοί θεωρούν λογικό να απαγορεύουν οποιονδήποτε στο δίκτυο να εγκαθιστά νέα προγράμματα.  Αλλά αυτό σκοτώνει την εξέλιξη.  Ένα μικρό plug in στο Word με κόστος 30 ευρώ, μπορεί να αυξάνει 100% την παραγωγικότητα.  Πως θα το μάθει η επιχείρηση για να βελτιωθεί αν δεν αφήνει τους άμεσα εμπλεκόμενους να πειραματίζονται;  Η λύση είναι περιοδικά να γίνεται επιθεώρηση και ανάλυση αναγκών, όχι η απαγόρευση.  Αφήστε να έχει αυτονομία ο κάθε υπάλληλος ή το κάθε τμήμα, απλά κάθε τόσο βάλτε μια τάξη.

Ένα άλλο κλασσικό πρόβλημα στο λογισμικό είναι ότι οι εργασίες μπορούν να γίνουν με διάφορους τρόπους με διαφορετικά προγράμματα διαφορετικών κατασκευαστών.  Πάλι ο ρόλος της διοίκησης είναι να καταγράψει και να καταλάβει ποιές είναι οι ανάγκες, τι προσφέρουν οι κατασκευαστές και ποιά είναι η πιο συμφέρουσα συμβιβαστική λύση.  Κάπως έτσι η Porsche για παράδειγμα κατέληξε να εξοπλίσει όλα της τα γραφεία παγκοσμίως με την σουίτα γραφικών της Corel καθότι είδε ότι ήταν και λιγότερα λεφτά κόστιζε, και λιγότερο χρόνο εκμάθησης για τους εργαζόμενους και προσέφερε περισσότερα χαρακτηριστικά που χρειαζόταν η επιχείρηση.

Στο μέγιστο επίπεδο, η διοίκηση φτάνει στο ζεν της μηχανογράφησης και σκέφτεται ότι η εταιρεία ΕΙΝΑΙ το πρόγραμμά της.  Κλασσικό παράδειγμα η Google ή το Amazon ή όλες αυτές οι νέες επιχειρήσεις που κάνουν πλέον κουμάντο στον επιχειρηματικό κόσμο.  Ούτε βωξίτες ούτε πετρέλαιο δεν τις κινεί.  Απλά μετατρέπουν στο πρόγραμμα που χρησιμοποιούν κάθε τους επιχειρηματική σκέψη.  Αλλά ακόμα και αυτές οι επιχειρήσεις πρέπει διαρκώς να χρησιμοποιούν τις ίδιες βασικές αρχές με το περίπτερο της γειτονιάς μας.  Πρέπει να αξιολογήσουν τι να αναπτύξουν μόνοι τους, τι να αγοράσουν, τι να προσαρμόσουν.

Αν χρησιμοποιείτε υπολογιστή πάνω από 6 ώρες την ημέρα, δώστε αυτό το άρθρο στο αφεντικό σας.  Αν είστε το αφεντικό ξαναδιαβάστε το!

(Σε επόμενο άρθρο μια πρακτική ανάλυση σε σχέση με όλα αυτά σε ένα συνηθισμένο πρόβλημα.  Γιατί είναι ανοησία να αγοράσει οποιοσδήποτε το Adobe Acrobat.)